Le monde de la facturation a connu un bouleversement important avec l’avènement des technologies numériques et informatiques. Aujourd’hui, de nombreux logiciels de facturation sont disponibles sur le marché pour aider les entreprises à gérer leurs transactions financières de manière automatisée et efficace. Au-delà des avantages indéniables offerts par ces outils, il est essentiel de se pencher sur leur caractère obligatoire ou non au regard de la loi française.
La législation entourant l’utilisation d’un logiciel de facturation
En France, l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation fait partie intégrante de la législation comptable et fiscale en vigueur. Plus précisément, c’est la loi Anti-Fraude à la TVA du 1er janvier 2018 qui encadre cette question. Elle prévoit que certains professionnels doivent obligatoirement disposer d’un logiciel permettant de gérer leurs opérations commerciales et de produire des factures conformes aux normes imposées.
Les professionnels concernés par cette obligation :
Concrètement, la loi Anti-Fraude à la TVA s’applique à tous ceux qui réalisent des transactions B2C (c’est-à-dire entre une entreprise et des particuliers). Par conséquent, cette exigence ne concerne pas les relations entre entreprises (B2B) ni les professionnels libéraux, agriculteurs ou artisans, dont les activités ne sont pas soumises à la TVA.
Les critères d’homologation d’un logiciel de facturation :
Pour être considérés comme conformes aux exigences légales, les logiciels de facturation doivent répondre à certains critères spécifiques. D’une part, ils doivent être homologués NF 203, une norme française garantissant la fiabilité et la sécurité des processus de gestion. D’autre part, ils doivent respecter les quatre grands principes suivants :
- Inaltérabilité : impossibilité de modifier ou supprimer des données enregistrées dans le système.
- Sécurisation : mise en place de mesures pour éviter les pertes, les altérations ou les accès non autorisés aux informations.
- Conservation : préservation des données pendant au moins six ans, délai légal pour conserver les documents comptables et fiscaux.
- Archivage : possibilité d’exporter les données sous un format lisible et interopérable pour alimenter d’autres systèmes (par exemple, en vue d’un contrôle fiscal).
Savoir choisir le bon logiciel de facturation pour son entreprise
Face à la pléthore d’options disponibles sur le marché, il peut parfois être difficile de faire son choix parmi tous les logiciels de facturation proposés. Plusieurs critères devront être pris en compte pour guider cette décision, notamment :
L’activité
La nature de votre activité et de vos besoins : certains logiciels sont mieux adaptés à certaines industries ou à certains types d’entreprises (PME, TPE, auto-entrepreneurs…), tandis que d’autres offrent des fonctionnalités spécifiques utiles dans différents contextes professionnels.
Le coût :
Les prix varient considérablement d’un logiciel à l’autre, en fonction de la gamme et des services proposés. Il est important de comparer les offres et de choisir celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise, sans oublier de vérifier les éventuels frais supplémentaires liés aux mises à jour, à la maintenance ou au support technique.
La simplicité d’utilisation :
Afin de garantir une adoption rapide et facile par vos équipes, il sera préférable de privilégier un logiciel dont l’interface est intuitive et ergonomique, et dont la prise en main ne nécessite pas de compétences techniques particulières.
L’évolution des logiciels de facturation et l’impact sur les entreprises
Au fil des années, les logiciels de facturation ont connu de nombreuses évolutions, rendant leur utilisation toujours plus simple et efficace. Les avancées technologiques telles que l’IA, le machine learning ou encore le Cloud computing ont permis d’améliorer les performances de ces outils et d’offrir des fonctionnalités supplémentaires, comme :
- La gestion automatisée des paiements et relances : certains logiciels permettent désormais d’enregistrer automatiquement les paiements reçus et de relancer les clients en cas de retard, ce qui représente un gain de temps considérable pour les entreprises.
- La synchronisation en temps réel : grâce au Cloud, les données peuvent être centralisées et accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à internet, facilitant ainsi le suivi, la collaboration et la mobilité des professionnels.
Les logiciels de facturation intégrés :
De plus en plus de logiciels de facturation proposent désormais des modules intégrés pour gérer d’autres aspects de l’activité commerciale, tels que les stocks, les plannings ou encore la relation client. Cela permet aux entreprises de bénéficier d’une solution complète et cohérente pour optimiser leurs processus internes.
Pour répondre à la question initiale, il apparaît effectivement obligatoire pour certaines catégories de professionnels en France d’utiliser un logiciel de facturation conforme à la législation en vigueur. Néanmoins, même lorsque cela n’est pas légalement imposé, il est vivement recommandé de s’équiper d’un tel outil en raison des nombreux avantages qu’il offre.