Les logiciels de facturation ont considérablement évolué ces dernières années pour devenir des outils essentiels à toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité. En effet, ils permettent aujourd’hui non seulement de faciliter la création et l’émission de factures professionnelles, mais également d’optimiser la gestion des clients et des fournisseurs ainsi que le suivi des paiements et impayés. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les principales fonctionnalités offertes par ces solutions innovantes et les avantages qu’elles présentent pour les chefs d’entreprise dans leur quotidien.
Un gain de temps et d’efficacité grâce à l’automatisation du processus de facturation
L’un des principaux avantages des logiciels de facturation réside dans leur capacité à automatiser tout ou partie du processus de facturation. En effet, il suffit généralement de saisir une fois pour toutes ses coordonnées (raison sociale, adresse, numéro SIRET, etc.), celles de ses clients et fournisseurs, ainsi que les prestations réalisées et les produits vendus, pour générer instantanément l’ensemble des documents nécessaires : devis, factures, avoirs, relances, etc.
De plus, certains logiciels de facturation disposent d’options avancées telles que la conversion automatique des devis en factures (lorsqu’ils sont acceptés par le client), l’envoi automatique des relances (en cas de facture impayée) ou encore la synchronisation des données avec les plateformes de commerce en ligne (pour les entreprises réalisant de la vente à distance).
Une personnalisation poussée des documents
Au-delà de l’automatisation, les logiciels de facturation permettent également de personnaliser facilement et rapidement les devis et factures émis par l’entreprise. Il est ainsi possible d’ajouter son logo, sa signature, un rappel des conditions de paiement, une note spécifique à un client donné… De quoi donner une image plus professionnelle à ses documents comptables.
Un suivi rigoureux des paiements et impayés
En centralisant toutes les informations relatives aux factures émises et reçues, les logiciels de facturation offrent aux chefs d’entreprise une vision claire et précise de leur situation financière. Ils peuvent ainsi
consulter en temps réel le montant total des encours clients et fournisseurs, connaître le détail des factures impayées et même anticiper leurs besoins de trésorerie pour ne pas être pris au dépourvu en cas de retard de paiement. » » »
Certains logiciels vont même plus loin en proposant des fonctionnalités avancées telles que la possibilité d’émettre des relances automatiques en cas de retard de paiement, le suivi des pénalités de retard et des frais de recouvrement, la gestion des remises sur facture…
Des indicateurs clés pour améliorer sa rentabilité
Enfin, les logiciels de facturation permettent d’obtenir une multitude d’indicateurs de gestion et de performance. Ils couvrent, par exemple, la rentabilité par client, la répartition du chiffre d’affaires par prestation ou produit, les délais moyens de paiement, etc. Ces données peuvent être très utiles pour adapter son offre commerciale, optimiser ses tarifs ou détecter les clients à risque.
Une solution adaptée aux obligations légales
Au-delà des avantages en termes de productivité et de suivi financier, les logiciels de facturation présentent également l’avantage de répondre aux exigences légales en matière de facturation électronique. En effet, depuis janvier 2023, toutes les entreprises doivent envoyer leurs factures sous format électronique à leurs clients professionnels, et ce quelle que soit leur taille.
Cette obligation résulte de différentes lois et ordonnances visant à harmoniser les règles en matière de facturation et à lutter contre la fraude fiscale. Les solutions logicielles permettent ainsi de générer facilement des factures électroniques conformes aux normes en vigueur, avec un historique complet des transactions et un archivage sécurisé des documents comptables.
Des fonctionnalités pensées pour les TPE-PME
Les logiciels de facturation ont bien évolué ces dernières années pour s’adapter aux besoins spécifiques des petites et moyennes structures, confrontées souvent à des problématiques de trésorerie. Ainsi, certaines solutions proposent désormais des modules spécifiques pour gérer les encaissements clients, comme la possibilité de mettre en place des prélèvements automatiques, des paiements par carte bancaire ou encore un système d’échelonnement des factures. De quoi faciliter la vie des entrepreneurs tout en optimisant leur trésorerie.
Quelles sont les principales solutions du marché ?
Avec l’émergence de nombreuses start-ups et l’évolution rapide des nouvelles technologies, le marché des logiciels de facturation s’est largement diversifié ces dernières années. Il existe aujourd’hui une grande variété de solutions, destinées à répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise en fonction de son secteur d’activité ou de sa taille.
Parmi les références du marché, on peut notamment citer :
- Axonaut
- Sellsy
- Henrri
- EBP
- Abby
- Freebe
- Pennylane